15 Claves para consultar listas: 8. Entrenar a los directamente responsables

Este es el séptimo artículo de una serie de 15 en donde se exponen y se explican algunas de las recomendaciones para realizar una consulta de listas efectiva para el proceso de debida diligencia. En esta ocasión, Infolaft le expone la importancia de capacitar a los directamente responsables de la consulta en listas. Siendo así, ¿quiénes juegan un papel importante y directo al interior de las empresas frente al proceso de cruce de contrapartes en listas restrictivas y bases de datos? Pues bien, son tres las instancias fundamentales en esta fase: los órganos de dirección, el Oficial de Cumplimiento y el equipo de cumplimiento. En relación con los órganos de dirección basta decir que, al ser los máximos responsables de las decisiones en las compañías, están en la obligación de crear las políticas, de establecer los procedimientos que se deben seguir en la consulta en listas y, en general, de promover una cultura de integridad en el proceso de debida diligencia y, más específicamente, de la consulta en listas. Para ello, es indispensable que todos los órganos de dirección, que para el efecto son la máxima cabeza administrativa, el representante legal, la junta directiva y otras instancias de nivel superior si las hubiere (como el revisor fiscal, por ejemplo), deben estar capacitados y conocer a profundidad los riesgos que se busca gestionar a través del proceso de debida diligencia y de la consulta en listas. Estar instruidos en la materia implica tener un conocimiento, así sea básico, de gestión del riesgo, de las leyes y mejores prácticas que gobiernan los procesos de cruce de contrapartes con el fin de no salirse de ese marco, de los detalles técnicos de listas y bases de datos a utilizar (catálogo existente, autoridades que las emiten, ventajas y dificultades en su consulta, etc.) y de gestión documental que compruebe la realización del cruce de contrapartes. El encargado de impartir esta capacitación, y de entregar toda la información necesaria para la instrucción de los órganos de dirección, es el Oficial de Cumplimiento, que por definición es la persona que más sabe de gestión del riesgo de LA/FT en una empresa y que mejor conoce su sistema de prevención de estos fenómenos. En segundo lugar aparece el equipo de cumplimiento, que son los funcionarios que materialmente realizan la consulta en listas en los software y herramientas establecidos para ello. La capacitación de ellos depende tanto del proveedor de las listas, quien será el encargado de explicar el paso a paso y demás detalles técnicos necesarios, como del Oficial de Cumplimiento que en esta escena adquiere un rol más de coordinación. Esta capacitación debe ser permanente, efectiva y oportuna, para lo cual conviene establecer en los manuales de procedimientos Sarlaft y otros documentos de procesos que se realice semestralmente o en caso de que existan cambios en las herramientas. Lea también: 15 Claves para consultar listas: 7. Contar con las herramientas necesarias