La puesta en marcha del sistema de prevención del LA/FT es un gran alivio para los empleados de cumplimiento. Sin embargo, hay obligaciones que siempre estarán, entre ellas la actualización de datos. ¿Qué hacer para cumplir con esta obligación y para no registrar información poco efectiva?
La norma Sarlaft financiero establece en su numeral 4.2.2.2.1.8.1. los parámetros mínimos de conocimiento del cliente. Allí se señala que la entidad obligada debe contar con las herramientas para que, por lo menos una vez al año, sean actualizados los datos de los clientes que ‘‘por su naturaleza puedan variar’’, tales como dirección, teléfono, actividad y origen de los recursos, entre otros.
El Sarlaft también exige que los datos de los clientes con productos inactivos sean actualizados una vez dichos productos se vuelvan a activar.
Estas obligaciones se pueden tomar como referencia o mejor práctica en el sector real, es decir, una empresa puede evaluar la posibilidad de establecer una periodicidad mínima de un año para la actualización de datos de los clientes y de –por ejemplo- ser menos estricto en los casos en que un cliente deje de comprar productos por varios años o en el de un proveedor que no obtenga contratos con la empresa por un largo periodo de tiempo.
Hay que actualizar dependiendo de las circunstancias
La norma de la Supersociedades sostiene que los trabajadores vinculados o por vincular son la única contraparte sobre la cual las empresas del sector real están obligadas a aplicar procedimientos de conocimiento.
Pues bien, en el mismo apartado en el que la Superintendencia de Sociedades hace esta imposición también señala que la validación de sus antecedentes judiciales tiene que realizarse por lo menos una vez al año. Esta es la única parte de la norma en la que se establece un periodo de tiempo para actualizar información, lo cual puede servir de referencia.
¿Pero qué dicen los oficiales de cumplimiento con mayores conocimientos y que llevan varios años en sus cargos? Hace varios meses infolaft publicó el artículo ‘Lo que puede aprender de oficiales de cumplimiento expertos’, por medio del cual consultó a varios profesionales acerca de la periodicidad con la que debería revisarse el sistema de prevención LA/FT.
Si bien la actualización de datos y la revisión del sistema son temas distintos, vale la pena recordar dos de las respuestas de ese artículo. En su momento, el oficial de cumplimiento del Banco Popular sostuvo que la definición de tiempos debe depender ‘‘de los resultados que arrojen las evaluaciones y seguimientos de los riesgos, los controles e incluso del tipo de operaciones que se puedan tener con los clientes para evaluar perfiles de riesgo’’.
Con él coincidió la oficial de cumplimiento de Davivienda, quien señaló que ‘‘teniendo en cuenta que los negocios y el mercado son dinámicos, el sistema de prevención de LA/FT también debe serlo (…). En este sentido la verificación de la eficacia del sistema no puede estar condicionada por un factor de periodicidad sino por la variación en los diversos factores constitutivos del negocio’’.
Visto esto, usted se debe estar preguntando: ¿defino o no fechas de actualización de datos de contrapartes? Lo más recomendable es que sí debe existir un período de tiempo para actualizar información y que ello debe estar consignado en la política de prevención LA/FT de la entidad. Infolaft conoce que muchas entidades hacen actualización de datos cada seis meses o cada año, y ciertamente estos son dos buenos puntos de referencia.
No obstante, vale la pena tener en cuenta lo dicho por los citados oficiales de cumplimiento. Por ello, además de definir tiempos, debería quedar claro que la entidad está abierta a actualizar datos si surgen condiciones externas que lo hagan necesario, tales como la fusión con alguna compañía, la apertura de concursos de proveedores o de vinculación de personal, excesivas alertas sobre alguna de las contrapartes o el ingreso a nuevos negocios.
