En esta ocasión infolaft analiza una obligación establecida en el Sarlaft que para muchas entidades vigiladas por la Superfinanciera es desconocida y que consiste en la obligación de reportar efectivo, aunque en el desarrollo de las operaciones con sus clientes las entidades no reciban ni entreguen monedas o billetes.
La obligación para las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia de reportar las transacciones en efectivo a la Unidad de Información y Análisis Financiero (Uiaf) se desprende de lo establecido en el artículo 104 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Eosf).
¿Qué se debe reportar?
Se entiende por transacciones en efectivo todas aquellas operaciones que en desarrollo del giro ordinario de los negocios de los clientes involucren entrega o recibo de dinero en billetes y/o en monedas nacional o extranjera.
Por su parte, el artículo 103 señala que las entidades vigiladas deben ejercer un control especial sobre las transacciones en efectivo que se realicen. Dicho control se traduce, entre otras medidas, en el diseño de un formulario donde se deje constancia de la información relativa a tales transacciones.
Las transacciones que se deben registrar, de acuerdo con el mencionado artículo, son aquellas que se realicen por un monto superior al fijado por la Superintendencia Financiera de Colombia a través del Capítulo XI del Título I de la Circular Básica Jurídica (Sarlaft). En este sentido, las transacciones que son objeto de registro, y en consecuencia de reporte a la UIAF, son aquellas que se realicen por un valor igual o superior a diez millones de pesos ($10 000 000) o cinco mil dólares (US$5000). Estas operaciones se denominan transacciones individuales en efectivo.
El citado artículo también señala que las transacciones que se realicen durante un mes calendario y que en su conjunto superen los cincuenta millones de pesos ($50 000 000) o cincuenta mil dólares (US$50 000) se entenderán como una transacción única y serán objeto de reporte. Cabe anotar que este monto es fijado por el Sarlaft.
En desarrollo de lo anterior, el numeral 4.2.7.2.2. del Sarlaft y el instructivo de transacciones en efectivo anexo a la citada Circular contienen las reglas que se deben seguir para que los vigilados puedan realizar el reporte de las transacciones en efectivo, tanto individuales como múltiples, a la Uiaf. En virtud de este numeral las entidades vigiladas deben informar a la Unidad durante los primeros diez días calendario de cada mes las transacciones en efectivo que hayan tenido en dicho periodo.
Para llevar a cabo el reporte de transacciones en efectivo, teniendo en cuenta el instructivo, las entidades deben –como primera medida– calcular las transacciones múltiples en efectivo. Una vez se llevado a cabo dicho proceso, se deberán tomar las transacciones que no fueron reportadas como múltiples y que cumplan con el monto establecido. Tanto las transacciones múltiples como las individuales deben ser reportadas a la Uiaf.
En este sentido, toda transacción que involucre la entrega o recibo de billetes o monedas y que superen los montos establecidos (diez o cincuenta millones de pesos, si se trata de operaciones individuales o múltiples respectivamente) deben ser objeto de reporte a la Uiaf por parte de las entidades vigiladas por la Superfinanciera.
Reportar sin recibir
El último párrafo del numeral señalado (4.2.7.2.2.) indica que también se deben reportar las operaciones en efectivo que se realicen en virtud de un contrato de uso de red o cuando se acuerde algún mecanismo para recaudar o manejar efectivo.
Esto quiere decir que si una entidad vigilada no recibe en sus oficinas billetes o monedas, pero suscribe un contrato de uso de red o acuerda algún mecanismo de manejo de efectivo con cualquiera de las entidades autorizadas para llevar a cabo esta clase de contratos para que a través de la entidad prestadora de la red se puedan efectuar depósitos o retiros en efectivo, debe reportar las transacciones en efectivo que se hagan por medio de este mecanismo.
Ejemplo práctico
Para mayor ilustración infolaft presenta el siguiente ejemplo: la Fiduciaria X no cuenta con cajas propias que le permitan recibir dinero en efectivo, y por tanto suscribe un contrato de uso de red con el Banco Y para que por medio de sus oficinas los clientes de la fiduciaria puedan realizar depósitos o retiros de dinero. Para tal fin, la Fiduciaria X abre una cuenta en el Banco Y.
Las transacciones en efectivo (que cumplan con los montos antes mencionados) que los clientes de la Fiduciaria X realicen a través del Banco Y deben ser objeto de reporte de transacciones en efectivo por parte de la fiduciaria y del establecimiento de crédito.
En este caso particular debe existir un doble reporte de la misma operación: uno que hace el Banco Y sobre la operación y otro que haría la entidad usuaria de la red, es decir la Fiduciaria X. Para el caso del Banco Y el reporte se realiza a nombre de quien fue efectuada la transacción, es decir, de acuerdo con la Circular, la entidad usuaria de la red.
La idea de realizar este doble reporte es que la Uiaf tenga la información completa de toda la operación: por un lado la entidad prestadora de la red reportará la información de la transacción con la información que tiene y por otro la entidad usuaria de la red reportará a su cliente.
Siguiendo con el ejemplo propuesto, el Banco X reportará que en una cuenta de la Fiduciaria Y se hizo un depósito que sobrepasó los diez millones de pesos en efectivo y la Fiduciaria Y reportará que un cliente suyo recibió en su cuenta dicho depósito. Con esta información la Uiaf contará con toda la información de la operación.
Pronunciamiento de la Uiaf
Sobre este respecto la Uiaf se pronunció en un comunicado del 12 de diciembre de 2008 dando respuesta a unas inquietudes que le formuló Asobancaria en relación con el reporte de transacciones en efectivo. La Asobancaria preguntó en su momento cómo deben reportar el banco y la otra entidad para el caso de entidades fiduciarias, aseguradoras, leasing y fondos de pensiones que no tienen un contrato de recaudo de red.
En este sentido, la Uiaf contestó lo siguiente:
“(…) la entidad financiera que recibe el dinero en efectivo debe enviar el respectivo reporte a la UIAF al igual que la entidad financiera con la cual tiene el contrato de uso de red –por medio de la cual se recauda el dinero–, teniendo en cuenta que con este reporte se busca que la misma operación en efectivo sirva para dos propósitos diferentes.
- Suministrar a la UIAF la información relativa a las personas que realizan la operación
- Suministrar a la UIAF la información relativa al titular final del producto relacionado en la transacción en efectivo.”
Para consultar el documento puede acceder al siguiente enlace http://bit.ly/1aMUMPU
