Prevenir los sobornos a funcionarios públicos extranjeros por parte de entidades financieras y empresas del sector real toma cada vez más importancia, dados los recientes informes de prensa que dan cuenta de varios casos y la publicación de un informe de Transparencia Internacional en el que se señala que en Colombia la Convención de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (Ocde) contra el soborno tiene ‘‘poca o ninguna aplicación’’.
Colombia no está aplicando la Convención
En octubre de 2014 en Colombia pasó casi desapercibido un informe de Transparencia Internacional en el cual se revelaba que de los 41 países que hacen parte de la Convención de la Ocde contra el soborno trasnacional solo cuatro ‘‘aplican activamente normas que se adoptaron 15 años atrás para asegurar la justicia en el comercio mundial’’. Respecto a Colombia, la ONG señaló que ‘‘no muestra avances significativos en su implementación’’.
En su momento, Transparencia por Colombia señaló que ‘‘a pesar de que en Colombia la implementación de la Convención aún requiere más desarrollo, se han realizado desarrollos normativos importantes como la reestructuración de la Fiscalía General de la Nación (…), así como la implementación del mecanismo de denuncias de alto nivel por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República’’.
Sin embargo, Elisabeth Ungar, directora ejecutiva de Transparencia por Colombia, resaltó que ‘‘(…) la efectividad de estas medidas dependerá en gran medida de la cooperación con otras autoridades encargadas, como la Unidad de Información y Análisis Financiero (Uiaf) y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian)’’.
Mejores prácticas
Debido a lo anterior, Infolaft considera necesario repasar los principales aspectos de la ‘Guía de buenas prácticas sobre controles internos, ética y cumplimiento’, publicada en 2010 por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (Ocde) para impulsar el efectivo cumplimiento de la Convención.
El documento (Good practice guidance on internal controls, ethics, and compliance en inglés) busca ‘‘servir de orientación’’ y no es jurídicamente vinculante para las empresas en el establecimiento de controles internos o programas para prevenir y detectar el cohecho internacional. El documento resalta que ‘‘esta guía es flexible y destinada a ser adaptada por las empresas, en particular las pequeñas y medianas empresas (en adelante Pyme) de acuerdo con sus circunstancias particulares, incluyendo su tamaño, tipo, estructura jurídica y sector geográfico e industrial de la operación (…)’’.
De acuerdo con la guía, para que los controles internos y los programas de ética y cumplimiento sean eficaces es necesario que sean desarrollados sobre la base de una evaluación de riesgos que contemple las circunstancias individuales de la empresa, en particular frente a los riesgos que representa su situación geográfica y el sector industrial de sus operaciones.
Tales circunstancias de riesgo, agrega la Ocde, deben ser controladas y revisadas regularmente, para lo cual sugiere las siguientes mejores prácticas:
- Hacer fuerte y visible el compromiso de la alta dirección con los controles internos de la compañía para prevenir y detectar el cohecho internacional.
- Establecer una política corporativa claramente articulada y visible que prohíba el soborno extranjero.
- Dejar claro que el cumplimiento de los controles internos es deber de todos los funcionarios de la sociedad.
- Realizar una adecuada supervisión de los programas de ética y cumplimiento, los cuales deben contar con autonomía para reportar posibles casos directamente a los órganos de supervisión independientes, así como a los comités de auditoría interna.
- El programa de ética y cumplimiento debe ser aplicable a todos los directores, funcionarios y empleados, además de a todas las entidades sobre las que una empresa tiene un control efectivo.
- Tener claros los parámetros respecto a regalos, viajes, contribuciones políticas, donaciones de caridad y patrocinios, y pagos de facilitación.
- El programa de ética y cumplimiento debe ser aplicable a terceros, tales como agentes e intermediarios, consultores, representantes, distribuidores, contratistas y proveedores. Con ellos se recomienda hacer una debida diligencia y documentarla.
- Contar con un adecuado sistema de procedimientos financieros y contables para asegurar un mantenimiento justo y preciso de los libros, registros y cuentas, con el cual se pueda evitar que los recursos sean utilizados para pagar sobornos en el extranjero u ocultarlos.
- Establecer mecanismos que garanticen una comunicación periódica y de capacitación para todos los niveles de la empresa respecto a la importancia del programa de ética y cumplimiento. Esto también deje cobijar a las subsidiarias.
- Contar con procedimientos disciplinarios apropiados para hacer frente a las faltas contra la ley o el programa de ética y cumplimiento en todos los niveles de la empresa.
- Proporcionar orientación a los directores, funcionarios, empleados y socios de negocios respecto al cumplimiento del programa de ética y cumplimiento, la cual debe incluir asesoría jurídica ante situaciones difíciles en jurisdicciones extranjeras.
- Permitir la notificación confidencial interna de posibles casos para garantizar la protección de directores, funcionarios, empleados y socios comerciales que no están dispuestos a violar las normas profesionales o de ética bajo presión de superiores jerárquicos.
- Realizar exámenes periódicos de los programas de ética y cumplimiento destinados a mejorar su eficacia en la prevención del cohecho internacional, teniendo en cuenta los acontecimientos relevantes en la materia y la evolución de las normas internacionales y de la industria.
