Primera sanción PTEE de 2024. Imagen Freepik
La sucursal en Colombia de una reconocida multinacional del sector automotor tendrá que pagar una multa conjunta de 400 millones de pesos (cerca de USD 105.000 dólares) por presuntos incumplimientos en sus controles para prevenir corrupción y soborno transnacional.
Siguen las multas y sanciones en Colombia en contra de empresas que han incurrido en presuntos incumplimientos a las disposiciones del Programa de Transparencia y Ética Empresarial PTEE.
Esta vez la afectada fue una importante empresa automotriz –cuyo nombre Infolaft conoce, pero se abstiene de publicar– que habría infringido sus obligaciones de identificar adecuadamente el riesgo de corrupción y soborno transnacional (C/ST), y también diseñado un procedimiento de debida diligencia defectuoso.
Por considerarlo de interés para nuestra comunidad de oficiales de cumplimiento y con fines netamente pedagógicos, en Infolaft desarrollamos a continuación los detalles más importantes del caso.
Implementación tardía del PTEE
A través de la Resolución 2024-01-005951, fechada el 5 de enero de 2024, la Dirección de Cumplimiento de la Superintendencia de Sociedades impuso cuatro multas en contra de la empresa automotriz afectada por varios incumplimientos del PTEE.
Cada una de las cuatro multas se fijó en un valor de cien millones de pesos colombianos, equivalentes a un valor total sumado de aproximadamente USD 105.000 dólares.
Uno de los cargos consistió en la adopción “tardía” del Programa de Transparencia y Ética Empresarial PTEE.
Según la Supersociedades, “al 31 de diciembre del año 2021, la sociedad [automotriz] cumplió con todos los criterios necesarios para ser un sujeto obligado a la implementación del PTEE”.
Esto quiere decir que dicha empresa tenía plazo hasta el 31 de mayo de 2022 para diseñar e implementar su correspondiente PTEE. Sin embargo, adoptó dicho programa 17 meses después.
Tal constancia, asegura la Superintendencia, está consignada en el acta de asamblea extraordinaria de accionistas No. 105 del 2 de octubre de 2023.
Además, tal aprobación solo se dio luego de la correspondiente visita de inspección de los funcionarios de la Superintendencia de Sociedades, en la cual se advirtió del posible incumplimiento.
Manual basado en PTEE derogado
De acuerdo con la resolución sancionatoria, otra de las fallas consistió en que la empresa automotriz le presentó a los funcionarios de la Superintendencia de Sociedades un manual PTEE que “se fundamentaba en normativa ya derogada”.
Dicho documento, agrega la Supersociedades, no se basó en las exigencias del vigente capítulo 13 de la Circular Básica Jurídica, sino que tenía como sustento legal la derogada resolución 100-002657 del 25 de julio de 2016 y la circular externa 100-000003 del 26 de Julio de 2016.
Esto ocasionó que aspectos tales como la identificación de señales de alerta, la notificación de denuncias, las obligaciones específicas de los empleados expuestos al riesgo de cumplimiento y la traducción del PTEE, entre otros, “no se alinearan con lo dispuesto por esta Superintendencia en el Capítulo 13”.
La debida diligencia es mucho más que consultar listas
Quizá uno de los reproches más fuertes que la Superintendencia de Sociedades le hizo a la empresa automotriz fue acerca de la definición del procedimiento de debida diligencia.
Según la Supersociedades, la empresa definía este procedimiento como las “actividades que se desarrollan para conocer los antecedentes de una persona natural o jurídica, previamente a la firma de un contrato o al establecimiento de una relación comercial”.
Además, tal debida diligencia consistía en la consulta de listas restrictivas, procedimiento que debía ser desarrollado por “todos los colaboradores” y cuyos hallazgos tenían que ser enviados al empleado de cumplimiento para el análisis correspondiente.
Ante esta situación, la Supersociedades señaló que tales procedimientos “no cumplen con los requisitos ni las instrucciones delineadas en el Capítulo 13, ya que no contemplan una ejecución habitual, un monitoreo efectivo ni una revisión periódica de aspectos legales, contables o financieros”.
Por lo tanto, insistió la Superintendencia, con la sola consulta en listas “no se observa un procedimiento debidamente estructurado acorde con la política establecida por la sociedad para identificar y evaluar los riesgos C/ST”.
En adición, la autoridad apuntó que “una debida diligencia bien estructurada implica no solo la identificación de riesgos potenciales, sino también la implementación de controles efectivos, la supervisión constante y la revisión periódica de políticas y procedimientos”
Fallas en la identificación y control del riesgo C/ST
Luego de analizar la matriz de riesgos de C/ST presentada por la empresa automotriz, la Superintendencia de Sociedades evidenció varios problemas.
En primer lugar, dicha matriz no estaba en idioma español y no contemplaba los factores de riesgos específicos de la sociedad con sede en Colombia.
De hecho, se trataba de “una matriz de riesgos global para el grupo empresarial (…), sin considerar las particularidades y riesgos específicos de la sociedad en cuestión”.
“La particularidad del entorno colombiano, con sus dinámicas económicas, normativas y sociales, subraya la necesidad de una matriz de riesgos que refleje de manera precisa la realidad operativa y económica de la empresa en este contexto”, aseguró la Supersociedades.
Además, la autoridad subrayó que “estos hallazgos representan un inconveniente sustancial” y “la relevancia de contar con una matriz de riesgos sólida y ajustada a la realidad específica de una sociedad en Colombia no puede ser subestimada”.
Inconsistencias en el nombramiento del oficial de cumplimiento
Durante las visitas de inspección los funcionarios de la Superintendencia de Sociedades también identificaron que la oficial de cumplimiento desempeñaba simultáneamente el rol de gerente de control y auditoría interna.
Esta dualidad de roles, afirmó la Supersociedades, “resulta en contravía” de las disposiciones del PTEE, las cuales prohíben al oficial de cumplimiento asumir responsabilidades en calidad de revisor fiscal o en el desempeño de estas funciones similares como auditor interno.
“La situación observada sugiere un posible conflicto de intereses al asignar a la misma persona responsabilidades tanto en el control interno como en la garantía del cumplimiento normativo”, aseguró la autoridad.
Finalmente, la Supersociedades apuntó que “esta contradicción con los requisitos establecidos podría impactar negativamente la capacidad del oficial de cumplimiento para velar de manera independiente y eficiente por la adecuada implementación y funcionamiento del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE)”.
Nota del editor: en la resolución sancionatoria 2024-01-005951 del 5 de enero de 2024, se lee que "contra la presente resolución procede el recurso de reposición y en subsidio el de apelación que podrán interponerse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación (...)".
