La Superintendencia de Sociedades realizó esta mañana un foro en el que tres oficiales de cumplimiento compartieron sus experiencias en el diseño e implementación de sus sistemas de prevención del LA/FT. A continuación lo más relevante del evento.
En varias entidades ya existía el cargo de oficial de cumplimiento
Durante el desarrollo del panel el superintendente delegado de asuntos contables de la Supersociedades, Juan Antonio Duque (quien hizo las veces de moderador), hizo varias preguntas a los oficiales de cumplimiento. La primera de ellas fue: ¿en las entidades existía el cargo de oficial de cumplimiento?
La oficial de cumplimiento de Telefónica señaló durante su intervención que el cargo fue creado ‘‘por decisión de la alta gerencia’’ y depende de la Dirección de Auditoría Interna de la compañía.
En ExxonMobil, por su parte, su oficial de cumplimiento expresó que la prevención del LA/FT no es un tema nuevo ya que la entidad estaba obligada a gestionar el riesgo debido a su posición de usuario aduanero permanente (esto en razón de la Circular 170 de 2002). No obstante, señaló que antes de la emisión de la entonces vigente Circular 100-5 de 2014 de Supersociedades el cargo era de dedicación parcial.
Como dato interesante, este oficial de cumplimiento señaló que para ellos la ‘lista Clinton’ sí es obligatoria debido a que la compañía es de origen estadounidense y cotiza en la Bolsa de Nueva york, caso contrario a las empresas colombianas en las que la aplicación de la lista no es jurídicamente obligatoria.
A su turno, el oficial de cumplimiento de Sanofi Aventis recordó que el cargo ya existía desde hacía varios años, pero se especializaba en promover la transparencia y combatir la corrupción.
¿Qué tanto interés hay en las empresas?
Todos los oficiales de cumplimiento contaron que contrataron expertos y consultores que les ayudaron en el diseño de sus sistemas de prevención LA/FT. También coincidieron en que si bien los asesores les dieron luces y pautas, fueron las propias entidades las que establecieron los procesos y controles porque son estas quienes conocen los negocios.
Respecto al apoyo que las juntas directivas dan a los oficiales de cumplimiento, se expuso que en las tres entidades el cumplimiento de las normas es un mandato. Uno de ellos expresó que ‘‘en nuestro ADN está el cumplir con la ley’’, mientras que otro dijo que ‘‘queremos ser los más importantes en nuestro sector y por eso los negocios deben ser rentables, sostenibles y socialmente responsables’’.
¿Qué tuvieron en cuenta para diseñar sus sistemas?
La oficial de cumplimiento de Telefónica, empresa que tiene cerca de 16 millones de clientes, señaló que una de las primeras tareas que hicieron fue una segmentación por nivel de riesgo de cada una de las contrapartes y luego de eso ‘‘creamos unos controles específicos para las contrapartes de alto riesgo’’.
Quizá lo más interesante de esta parte del panel fue la intervención de un oficial de cumplimiento quien afirmó que en la empresa varias áreas ayudan a hacer control. Por ejemplo, el área de crédito hace las validaciones de los datos de los clientes, el área de seguridad cumple el proceso de conocer a los empleados, mientras que un tercero es el encargado de validar los reportantes.
En una de las entidades este proceso se denomina ‘‘control de riesgo en la fuente’’ y consiste en que los gerentes de territorio hagan parte del trabajo de conocimiento de la contraparte a través de entrevistas.
Ojo con el almacenamiento de alertas
Finalmente, uno de los oficiales contó que en su entidad tuvieron un problema porque se dedicaron a montar un sistema de detección de alertas, y cuando estas surgieron no tenían preparado un sistema para almacenarlas y por eso ‘‘tuvimos que guardarlas en un Excel’’. El oficial sostuvo que esta situación ‘‘fue algo adicional que tuvimos que empezar a construir’’ y que no tenían previsto.
Almacenar la información que se va recogiendo durante la gestión del riesgo es de suma importancia, ya que representa el aprendizaje que va teniendo la entidad y es información que será útil en el futuro cuando haya que analizar, por ejemplo, la evolución de una contraparte.
