La lectura a fondo de la Circular 100-000005 de 2014 de la Superintendencia de Sociedades genera varias preguntas que deben ser resueltas para garantizar precisión en la puesta en marcha de los sistemas de autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo de las entidades obligadas.
Preguntas para el supervisor
En la ‘carrera contra el tiempo’ que representa el cumplimiento de la Circular, los empresarios se han encontrado con algunas inquietudes que no tienen respuesta dentro del mismo texto de la norma, las cuales deben ser resueltas para tomar decisiones acertadas sobre una serie de temas que por obvias razones no se contemplaron en los planes ni en los presupuestos del año 2014.
Debido a lo anterior infolaft presenta a sus lectores una lista de algunas de las preguntas con las cuales han tenido que convivir algunas entidades y las cuales deberían ser resueltas por la Supersociedades:
- ¿Cuáles recomendaciones del Gafi se deben seguir?
- ¿A qué otras recomendaciones se refiere la Circular cuando hace las consideraciones generales?
- Si una entidad no es vigilada por la Supersociedades y no cumple con el requisito de ingresos, ¿debe entender que las recomendaciones a que hace referencia la norma (Circular Externa 100-004 de 2009 de la Superintendencia de Sociedades) se vuelven una exigencia al tenor de lo indicado en el ámbito de aplicación de la Circular?
- ¿Cómo se debe hacer el análisis de cada una de las situaciones de riesgo?
- ¿Cómo se debe documentar la actividad de análisis de cada una de las situaciones de riesgo?
- ¿Qué actividades compone y con qué frecuencia se debe realizar el seguimiento a las situaciones de riesgo identificadas?
- ¿Cómo debería ser el sistema de las sociedades para identificar si los bienes o servicios provienen de actividades legales y así poder cumplir con la debida diligencia?
- ¿Cuál es el criterio que determina el “alto volumen” de manejo de efectivo?
Las anteriores preguntas serán planteadas por infolaft a la Superintendencia con el objeto de entregar a sus lectores dicha información en próximas ediciones.
Preguntas para las entidades
Mientras la Superintendencia de Sociedades resuelve los anteriores interrogantes, sería ideal que las empresas obligadas resolvieran las siguientes preguntas para evaluar la idoneidad del sistema que están elaborando:
- ¿Cuál o cuáles representantes legales estarán a cargo del diseño de las políticas del sistema de autocontrol y gestión del riesgo de LA/FT?
- ¿El sistema de autocontrol y gestión del riesgo de LA/FT será parte de otro sistema?
- ¿Cuáles son los recursos físicos, tecnológicos y humanos que se pondrán a disposición del sistema?
- ¿A quién se designará como oficial de cumplimiento?
- ¿Cuál será el representante legal que va a rendir los informes a la junta directiva?
- Si no cuenta con una Junta Directiva, ¿cómo va a cumplir con la aprobación de las políticas?
- ¿Cómo va a exigir la Junta Directiva el cumplimiento de las políticas del sistema?
- ¿Qué incentivos se tendrán para promover el cumplimiento del sistema?
- ¿Qué sanciones se aplicarán en caso de incumplimientos al sistema?
- ¿Cómo se va a realizar la comunicación de las políticas y procedimientos a los empleados?
- ¿Cómo se va a realizar la capacitación para que los empleados estén debidamente entrenados en la detección de operaciones inusuales, intentadas y sospechosas?
- ¿Qué medio o mecanismo se utilizará para que los empleados realicen el reporte de situaciones u operaciones inusuales?
- ¿A qué persona o personas se les va a remitir el reporte de situaciones u operaciones inusuales dentro de la empresa?
- ¿Cómo se dejará constancia de la realización de la capacitación?
- ¿Cuáles transacciones permiten conocer al cliente y cuáles no?
- ¿Qué información es pertinente solicitar para conocer al cliente?
- ¿Qué clientes potenciales representan mayor riesgo?
- ¿Cuál es la cuantía que amerita la consulta previa en listas?
- ¿Cuál es la cantidad máxima de efectivo?
- ¿Dónde y cómo se conservarán los documentos que soportan el sistema de autocontrol y gestión del riesgo de LA/FT?
- ¿Qué situaciones pueden llevar a la empresa a incurrir en pérdidas por desprestigio, mala imagen o publicidad negativa?
