La norma antilavado de la Supersociedades permite a las empresas decidir si conocen o no a sus clientes, proveedores, accionistas y socios. No obstante, hay aspectos que se deben tener en cuenta para no abusar de esta libertad normativa.
El capítulo 10 de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades define a las contrapartes como las ‘‘personas naturales o jurídicas con las cuales la empresa tiene vínculos de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden’’. Concretamente dichas contrapartes, según la misma superintendencia, son los accionistas, socios, empleados, clientes y proveedores de bienes y servicios.
La mencionada circular les exige a los obligados aplicar una debida diligencia para conocer a algunas de sus contrapartes, pero también permite que dicha labor sea implementada a la medida de cada empresa, es decir, ‘‘según las características particulares de negocio y la forma de comercialización de los bienes que produce o de los servicios que presta’’.
Es por ello que la Supersociedades no impone el diseño e implementación, por ejemplo, de un formulario de vinculación con campos mínimos.
En consecuencia y tras una lectura cuidadosa de la norma de la Superintendencia de Sociedades se puede concluir que las empresas tienen la facultad de decidir si aplican o no procedimientos de conocimiento a sus clientes, proveedores y asociados, mientras que obligatoriamente sí lo deben hacer con sus trabajadores (ver tabla).
|
Contraparte |
¿Qué dice la norma? |
|
Clientes |
‘‘La empresa debe definir, de conformidad con sus riesgos, la importancia o no de conocer a sus clientes y la forma de hacerlo’’. (Resaltado y subrayado extratextual) |
|
Proveedores |
‘‘La empresa debe definir, de conformidad con sus riesgos, la importancia o no de conocer a sus proveedores y la forma de hacerlo’’. (Resaltado y subrayado extratextual) |
|
Asociados |
‘‘Cuando se admitan nuevos socios o accionistas, es recomendable hacer una debida diligencia con el fin de conocer estos nuevos socios y accionistas’’. (Resaltado y subrayado extratextual) |
|
Trabajadores o empleados |
‘‘la empresa debe verificar los antecedentes de sus trabajadores o empleados tanto vinculados como por vincular’’. (Resaltado y subrayado extratextual) |
Conocer o no conocer, ¿cómo decidirlo?
Infolaft recomienda a las empresas tener en cuenta cuatro pasos básicos antes de decidir si se conocen o no a las contrapartes: el análisis del riesgo, la toma de una decisión, el establecimiento de una política y la adopción de procedimientos.
En el análisis del riesgo se deben tener en cuenta las características de la contraparte y el principio del enfoque basado en riesgo. Por ejemplo, no tendría razón aplicar debida diligencia a los 50 000 clientes mensuales de un supermercado cuyas compras individuales no superan los 500 000 pesos. En este caso hipotético más bien se tendrían que conocer a los clientes cuyas compras sean muy grandes o aquellos que adquieran determinados productos.
Cuando se ha hecho el análisis se debe tomar una decisión: conocer o no conocer. El análisis servirá de justificación para la toma de tal decisión. Vale recordar que la misma Superintendencia permite aplicar procedimientos ‘‘según las características particulares de negocio y la forma de comercialización de los bienes que produce o de los servicios que presta’’.
Posteriormente, esa decisión se debe plasmar en una política que debe ser cumplida por todos los funcionarios de la entidad. Es decir, si se opta por no conocer a los clientes que hagan compras menores de 10 000 000 de pesos, nadie en la entidad puede hacerlo o actuar en contravía de la política.
Finalmente, esa política se debe traducir en procedimientos. Para el caso en que se decida conocer a los clientes, se deben diseñar un formulario, una base de datos, un registro único de clientes o cualquier otra herramienta por medio de la cual se materialice la política.
Las implicaciones si decide conocer a sus contrapartes
Para el caso de una empresa que decida conocer a sus clientes (o por lo menos a algunos de ellos), esta debe aplicar –ahora sí de forma obligatoria- mayor debida diligencia a los que catalogue como personas expuestas políticamente (PEP).
La circular menciona que ‘‘los procesos para el conocimiento de esta clase de clientes deben ser más estrictos, exigir más controles, una debida diligencia avanzada y la negociación debe ser aprobada por una instancia superior a quien desarrolla, al interior de la organización, los procesos de conocimiento de los clientes’’.
Si bien los trabajadores son la única contraparte sobre la cual es obligatorio aplicar procedimientos específicos de conocimiento, de acuerdo con el texto de la circular, infolaft recomienda a sus suscriptores del sector real desprenderse de la tentación de cumplir apenas con el mínimo legal y más bien evaluar adecuadamente los riesgos de todas las contrapartes y aplicar los procedimientos a los que haya lugar.
Después de todo, si el sistema ya está montado es conveniente sacarle el mayor provecho para proteger a la empresa del riesgo de LA/FT.
