Política de consulta en listas. Imagen Freepik
En el presente artículo, el tercero en una serie en donde Infolaft realizará una presentación de cada una de las 15 claves para consultar las listas, se presentará de forma general la importancia de contar con políticas que orienten la consulta de bases de datos, políticas que deben ser claras, expresas e instrumentalizada a través de procedimientos.
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La relevancia de las políticas se encuentra expresamente plasmada en las normas. De acuerdo con el Numeral 4.2.1 de la Parte I, Título IV, Capítulo IV de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera, las políticas “[s]on los lineamientos generales que deben adoptar las entidades vigiladas en relación con el SARLAFT.
Cada una de las etapas y elementos del sistema debe contar con unas políticas claras y efectivamente aplicables”.
Por su parte, el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, señala que “[e]l Sistema deberá establecer, entre otros elementos, una política de prevención y gestión del Riesgo de LA/FT.”
En este sentido, las normas de prevención del lavado de activos y financiación de terrorismo son claras en señalar la obligatoriedad de contar con políticas que establezcan los lineamientos que guían el funcionamiento del sistema, lo cual debe igualmente aplicarse a la consulta en listas, debido a la importancia de este control para las debidas diligencias que realizan las compañías.
Esto significa que la consagración expresa de políticas en el Manual, tanto de listas como de los otros temas que orientan el sistema, es una obligación legal exigibles por las autoridades en una eventual visita o requerimiento.
En materia de listas, vale la pena contar con políticas que establezcan la obligatoriedad de su consulta, de forma previa a la vinculación de contrapartes. Igualmente, se recomienda contar con políticas que establezcan si la empresa realiza o no operaciones con personas incluidas en listas, teniendo especial cuidado de analizar las diferencias entre dichas listas.
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En todo caso, es importante tener en cuenta que las políticas constituyen declaraciones generales y que, como lineamientos, pueden resultar abstractos y amplios.
En este sentido, resulta necesario que las políticas de consultas de listas cuenten con procedimientos claros que permitan su ejecución. Es por este motivo, que la norma de la Superintendencia Financiera señala que “[l]as políticas que se adopten deben permitir el eficiente, efectivo y oportuno funcionamiento del SARLAFT y traducirse en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuación de la entidad y de sus accionistas.”
Esto significa que, aunque contar con políticas claras y expresas sobre la revisión de listas constituye un factor de fundamental importancia para el correcto funcionamiento del sistema de prevención del riesgo, las políticas necesariamente deben ser instrumentalizadas a través de reglas y procedimientos que en la práctica las ejecuten; en otras palabras, las políticas no se deben convertir en un saludo a la bandera.
