Las consultas en listas restrictivas no solo deben hacerse por número de identificación, sino que deben incluir el nombre del cliente o contraparte.
Si su empresa es vigilada por la Superintendencia Financiera y realiza la verificación de contrapartes en listas restrictivas solamente por el número de identificación, debería pensar en ajustar el procedimiento e incluir el nombre.
Por lo menos, esa es la conclusión a la que se llega luego de revisar lo dicho por esa entidad de supervisión en la Resolución 1753 del 23 de diciembre 2019, a través de la cual dejó en firme una sanción por valor de 231 millones de pesos en contra de una aseguradora por diversas fallas en su Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT).
Detalles del proceso de sanción
La historia es la siguiente: entre el primero y el 26 de febrero de 2016 la entonces Delegatura para Riesgo de Lavado de Activos realizó un procedimiento de inspección en una aseguradora para verificar el cumplimiento del SARLAFT.
Concretamente, se fijó en el proceso que se surtía para las consultas en listas restrictivas.
Luego de esa visita y con base en los hallazgos, el 25 de mayo de 2017 la Superintendencia le formuló pliego de cargos a la entidad vigilada por “hechos que en principio podrían ser constitutivos de infracciones”.
Tras recibir las respuestas y de surtir todo el proceso, el 27 de diciembre de 2018 la Delegatura le impuso a la aseguradora una multa por valor de 350 millones de pesos por seis cargos que daban cuenta de diversos incumplimientos a la regulación existente en materia de prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo.
Inconforme, la aseguradora presentó recurso de apelación en enero de 2019.
Luego del estudio en segunda instancia el despacho del Superintendente Financiero redujo el monto de la sanción a 231 millones de pesos tras descartar algunos reproches.
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Consultas en listas restrictivas: ¿qué dijo la aseguradora?
Dentro de la resolución se lee que durante la visita de inspección la Superfinanciera solicitó a la aseguradora que le informara cuáles eran los “procedimientos y parámetros” dispuestos en el aplicativo tecnológico de consulta en listas restrictivas.
Concretamente, pidió conocer cuál era el proceso “para las coincidencias por nombres y/o por identificación, para aquellos prospectos de clientes y clientes en los que se pueda presentar coincidencias en listas vinculantes o en las demás establecidas por la compañía”.
Ante dicho requerimiento la aseguradora respondió que “para consultar las listas restrictivas de forma automática y obligatoria desde la plataforma (…) cada vez que se realiza una transacción con clientes potenciales (cotización y emisión) en donde se digite el tipo y No. de documento y nombre del cliente, el sistema consulta automática (sic) las listas restrictivas (…)”.
La misma entidad vigilada informó que “la verificación por nombre del cliente la realiza el sistema y genera alerta cuando encuentra una coincidencia del 100% en lista restrictiva”.
Detalles del proceso de consulta
Incluso, agregó que “la llave que reconoce la coincidencia de terceros” consiste en la coincidencia del 100% en el número de identificación y el 100% del nombre con los apellidos del tercero.
No obstante, la Superfinanciera detectó que al momento de hacer consultas en listas restrictivas y validar a los clientes potenciales, el aplicativo en listas usado por la aseguradora “únicamente lo ejecuta por el número de identificación del potencial cliente, sin hacerlo por coincidencia de nombre, situación que fue corroborada por la comisión de visita” en la creación de unos prospectos de clientes.
Sin embargo, en la apelación, la aseguradora sostuvo que la no consulta en listas de clientes por el nombre “no debía generar reproche alguno, puesto que las personas desde el punto de vista jurídico se individualizan a través de su número de identificación y no necesariamente por su nombre, que puede coincidir para varios sujetos”.
Además, la entidad vigilada argumentó que “no existe una norma que obligue a que la verificación deba realizarse empleando los dos criterios [nombre y número de identificación]”.
Superfinanciera: consultas sí deben incluir el nombre
En la respuesta a la apelación, la Superfinanciera le reprochó a la aseguradora que durante la visita informara que sí hacía las consultas en listas restrictivas por nombre, pero en la segunda instancia acudiera a “elucubraciones indeterminadas” para justificar por qué no cumplía con sus propias políticas internas de consulta en listas.
Además, hizo un pronunciamiento mucho más profundo, que aplica para todas las entidades financieras.
Según dicha entidad de supervisión, la Corte Constitucional señaló en las sentencias T-240 del 25 de abril de 2017 y C-865 del 7 de septiembre de 2004 que, “dentro de los atributos de la personalidad jurídica, que conllevan la capacidad de ser titular de derechos y asumir obligaciones, el nombre es un elemento presente tanto en el caso de las personas naturales, como en el de las personas jurídicas (…)”.
La Superfinanciera, incluso, fue tajante al señalar que “desde una perspectiva jurídica básica, este elemento [el nombre] debe ser tenido en cuenta por las entidades vigiladas a la hora de identificar cabalmente a sus clientes y de contar con la información necesaria para comprobar si estos aparecen reportados en listas internacionales restrictivas”.
De esta manera, los oficiales de cumplimiento deben tener claro que para la entidad de supervisión el nombre es un elemento clave en el proceso de identificar a los clientes (actuales y/o potenciales), motivo por el cual debería ser tenido en cuenta al momento de hacer consultas en listas restrictivas.
