El oficial de cumplimiento como líder de proyectos

La gestión de proyectos es, hoy por hoy, una de las habilidades más importantes que debe tener un oficial de cumplimiento. Aquí brindamos algunos consejos básicos.

Los cambios normativos en materia de prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo suelen generar dolores de cabeza a los oficiales de cumplimiento, toda vez que –en la mayoría de los casos– los ajustes que se deben realizar a los sistemas internos de prevención quedan bajo su completa responsabilidad, y es allí donde muchos carecen de habilidades de gestión de proyectos.

Sin duda alguna las reformas a la política y a los manuales, los cambios de directrices en cuanto a reportes internos y externos, la implementación de tecnología nueva y la adopción de nuevas metodologías, entre otros, representan grandes retos para los profesionales encargados de gestionar el riesgo de LA/FT. 

Por naturaleza el lavado de activos, el fraude, la corrupción y la financiación del terrorismo son dinámicos, y por ello los oficiales de cumplimiento deben tener capacidad de adaptación a las nuevas realidades y ser conscientes de todas aquellas novedades para proteger de mejor forma a sus organizaciones.

En consecuencia, además de gestor de riesgo, capacitador y mediador, un oficial de cumplimiento debe ser un líder de proyectos, que no es más que la persona que se encarga de diseñar, planear, supervisar la ejecución y controlar un proyecto, para finalmente entregar un resultado que se debe traducir en un producto.

Entendiendo que muchas entidades no tienen muy desarrollada una cultura en lo que respecta a la gestión de proyectos, Infolaft expone a continuación una serie de recomendaciones básicas para sacar adelante los proyectos en las áreas de cumplimiento.

Las 5 fases de un proyecto

Antes de comenzar es importante mencionar que, según la Guía de fundamentos para la Dirección de Proyectos, elaborada por el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI por su sigla en inglés), un proyecto es un ‘‘esfuerzo temporal que es realizado para crear un producto, servicio o resultado único’’. 

Dicho esto, un proyecto tiene cinco fases: inicio, planeación, ejecución, seguimiento y cierre.

Las fases más críticas y que garantizan que finalmente el proyecto sea exitoso son las dos primeras.

Es durante la fase de inicio cuando se hace la negociación de expectativas con el cliente interno, y al final el proyecto será evaluado con base en lo ofertado o prometido por el oficial de cumplimiento en esta fase.

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De acuerdo con Martha García, líder de monitoreo de Infolaft, ‘‘es muy importante alinear las expectativas’’. 

Así mismo, la planeación es relevante porque la mayor parte de los problemas de un proyecto derivan justamente de esta fase.

Por ello, cuando un director o líder de proyecto organiza de forma correcta a su equipo de trabajo y da instrucciones claras de lo que se espera de cada entregable o fase del proyecto, habrá un mayor entendimiento y se disminuirá la posibilidad de reprocesos.

Busque un sponsor

Varios expertos coinciden en recomendar a todo líder de proyecto la búsqueda de un patrocinador o sponsor al interior de la entidad que ayude a promover y a sacar adelante el proyecto. 

Para el caso de un proyecto relacionado con alguna innovación o ajuste a un sistema de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, un buen patrocinador sería un directivo –quizá un vicepresidente, el CEO de la empresa o un miembro de junta directiva– con cuya ayuda será mucho más fácil lograr el trabajo. 

Para lograr hacerse de un buen patrocinador es importante que el oficial de cumplimiento manifieste las bondades de su proyecto.

Es decir, los aportes y beneficios que dicho proyecto le dará a la empresa, así como su importancia estratégica en un entorno normativo cambiante.

Cualidades y tareas del líder de proyecto

Según Martha García, ‘‘hay dos cosas muy importantes que debe tener un líder de proyecto: el conocimiento específico del área técnica en la que trabaja y bases en gestión de proyectos, porque necesitará hacer planeación, presupuestos y un plan de trabajo’’. 

Adicionalmente, una persona con este perfil también debe poseer unas habilidades sociales en materia de comunicación, de negociación y de resolución de conflictos.

La razón de esto es que un buen líder debe tener la capacidad de motivar a su equipo y de guiarlo en los momentos más difíciles. 

Hablando ya de las tareas, un líder debe establecer los objetivos, las tareas específicas y las prioridades de su proyecto.

Por ejemplo, si al interior de una organización se debe ajustar el manual de prevención del LA/FT, el líder (en este caso el oficial de cumplimiento) deberá identificar qué se quiere lograr, qué tareas se deben llevar a cabo para alcanzar el objetivo, cómo se ejecutará, quiénes lo van a hacer y con qué recursos. 

Martha García sostiene que la ‘negociación’ en estos casos es muy importante porque el oficial de cumplimiento debe plantear los proyectos a la junta directiva de la compañía, junto a un plan de trabajo, con argumentos y con presupuesto para que estos sean avalados.

Ojo con la planeación

Para el caso hipotético de ajuste al manual PLD, el líder de proyecto tendrá que conocer cuáles son las exigencias específicas de la nueva norma y qué tanto cumple el manual actual con ellas.

Por ejemplo, debe tener claro si existe algún plazo perentorio para dar cumplimiento a los nuevos requerimientos para diseñar el cronograma con esa base. 

Conocer el manual de su compañía y lo solicitado por las normas le ayudará a diagnosticar la dimensión del trabajo que se debe realizar, ya que podrá ver con claridad qué porcentaje del manual actual se puede utilizar. 

Por otra parte, es muy importante que el oficial de cumplimiento conozca las expectativas que tiene cada uno de los participantes o interesados en el proyecto.

‘‘Hay que saber qué esperan que se entregue al final del proyecto. Es importante alinear las expectativas y hacer las aclaraciones al inicio. Eso es lo que se conoce como el alcance del proyecto’’, sostiene Martha García. 

Debido a que este tipo de proyectos suelen llevarse a cabo en varios meses, es importante que se definan etapas y responsables.

Esto será de gran utilidad, ya que permitirá medir el avance del proyecto a través de, por ejemplo, entregables parciales que deben ser revisados y ajustados conforme a las observaciones del líder de proyecto. 

Aquí algo importante: cuando se trata de trabajar con personal externo (asesores o consultores) es necesario que el líder defina y tenga muy claro el alcance del proyecto para que al final se satisfagan las expectativas de la organización.

No debe olvidar que es él quien conoce a su organización y por ende debe ser el mayor conocedor de las necesidades. 

Así mismo, no puede olvidar que los externos están ahí para ayudarlo y pueden darle una visión diferente que, bien potenciada, puede beneficiar a la empresa.

Por ejemplo, un asesor puede sugerirle al oficial de cumplimiento incluir en el manual unas señales de alerta operativas porque las ha visto en otras empresas del mismo sector y son fácilmente adaptables. 

El liderazgo y conocimiento como virtud

Por naturaleza, los seres humanos son reacios al cambio y es aquí donde cobra importancia la capacidad de liderazgo y persuasión del oficial de cumplimiento.

Debe hacerle ver a su equipo que los ajustes tienen una razón de ser y que estos no necesariamente van a entorpecer o dificultar su trabajo diario.

El equipo de trabajo es clave y por ello el líder de proyecto tendrá que asignar las tareas a las personas capacitadas para tal fin.

A manera de ejemplo, sería un error pedir a un analista de transacciones que identifique el alcance legal.

Un buen líder de proyecto debe conocer las capacidades de su equipo y aprovecharlas de la forma más eficiente. 

Esto trae una ventaja implícita y es que desde sus propios conocimientos un personal capacitado puede aportar muchos más elementos al proyecto.

Las observaciones o comentarios que ellos hagan durante la planeación y ejecución del proyecto deben ser escuchadas con atención por el líder, ya que pueden enriquecer en gran medida el trabajo.

Los retos de la ejecución

Es muy frecuente que a mitad de un proyecto haya cambios sugeridos por parte de los directivos y ‘‘eso no es necesariamente malo’’, afirma Martha García.

“Lo que debe hacer un oficial de cumplimiento en ese caso es hacer un plan de control de cambios porque deberá revisar cuál es el impacto en materia presupuestal y de tiempo, y si cuenta con los recursos adicionales’’, asegura. 

También es importante socializar los cambios en aquellos casos en los que haya varios clientes internos, verificar que estén de acuerdo con los ajustes y que sean conscientes de que esa clase de decisiones impactan el cronograma.

Una vez se haya hecho eso, se puede replantear el plan de trabajo. 

Aún sin cambios de última hora, en muchas ocasiones los cronogramas inicialmente establecidos no se cumplen a cabalidad y eso representa un gran desafío para el líder de proyectos. 

Es frecuente que el avance no sea el adecuado debido a varios factores: que alguna de las partes no entrega o no obtiene la información a tiempo.

Entre las principales razones de retrasos se destacan: que el personal sea ocupado en otras tareas o que se presenten enfermedades, incapacidades laborales o la programación de actividades organizacionales no previstas, entre muchos otros. 

Un buen líder de proyecto debe ser flexible y atender este tipo de contingencias con el mayor profesionalismo.

Debe ser capaz de reprogramar actividades y de ampliar plazos cuando la situación así lo amerite.

Además, siempre debe tener claro el objetivo final para evaluar en qué casos una extensión en el tiempo no es perjudicial.

Hay que controlar y motivar

Dentro de su función de supervisión, el líder debe saber cuándo hay que darle un ‘empujón’ al equipo, así como tener la habilidad de hacerle seguimiento al proyecto, aun a pesar de los afanes y obligaciones del día a día.

Dentro de los proyectos, sobre todo en los más largos, suele haber momentos de estancamiento que pueden generar graves problemas si no son detectados a tiempo.

Un buen líder no puede olvidar que está trabajando con personas que tienen sus propios ritmos, preocupaciones y aspiraciones.

Es aquí donde tiene que relucir su capacidad para motivar a su equipo y de esta manera potenciar todas sus habilidades. 

La comunicación en este tipo de situaciones es clave: es importante que el líder escuche las observaciones del personal y sepa gestionarlas.

Por ejemplo, debe mediar si alguien del área legal incumple con la entrega de un concepto que está frenando el avance del proyecto o si un trabajador de sistemas no ejecuta las pruebas requeridas para evaluar un software.

En todos los proyectos hay momentos de crisis, pero estos no son malos si se gestionan de la forma adecuada.

Consejo final: haga el cierre

Según Martha García, ‘‘un proyecto al que no se le hace un cierre, termina convertido en una operación más’’.

Por ello, la experta sostiene que cerrar el proyecto es de vital importancia para obtener el aprendizaje derivado de la realización de todas las tareas.

También aconseja documentar muy bien el cierre para establecer si el proyecto fue exitoso.

Solo así el oficial de cumplimiento podrá mostrar los resultados de forma adecuada, y ese conocimiento adquirido le dará credibilidad y herramientas para justificar futuros proyectos ante sus superiores.