Así lo dispuso la Superintendencia Financiera, a raíz de la polémica suscitada por las presuntas pólizas falsas en un contrato del Ministerio de TIC.
El escándalo generado por la presunta falsificación de unas pólizas de garantía en un contrato suscrito entre el Ministerio de TIC y el consorcio Centros Poblados comienza a tener efectos.
La Superintendencia Financiera y la Agencia Colombia Compra Eficiente emitieron la Circular Conjunta 001 del 20 de agosto de 2021.
En dicha circular se imponen nuevas obligaciones a las entidades financieras para fortalecer el proceso de verificación de documentos de garantías contractuales.
¿Cuáles serán los cambios?
Todas las vigiladas por la Superfinanciera tendrán que ajustar sus procedimientos para facilitar a los beneficiarios e interesados la comprobación de la legalidad documental.
Concretamente, esto impacta el proceso de emisión de garantías bancarias, contratos de seguro de cumplimiento y de patrimonios autónomos otorgados como garantías.
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De ahora en adelante, esas garantías tendrán que ser expedidas “a través de documentos electrónicos integrales con valor legal y técnicamente asegurados mediante firmado digital y estampado cronológico”.
Además, deben contar con mecanismos tecnológicos como códigos QR, hash, alfanuméricos o CUFE “que permitan la verificación en línea”.
Sumado a lo anterior, las vigiladas quedan obligadas a “disponer de un punto de contacto telefónico o virtual” que atienda las consultas de instituciones públicas sobre esta clase de documentos.
¿Qué obligaciones tendrán las entidades del Estado?
Según se lee en la circular conjunta, las instituciones públicas “deberán acudir a los mecanismos de verificación en línea que se encuentran previstos en el presente artículo”.
El propósito de esto será “verificar la validez, idoneidad y suficiencia de los documentos que se entregan como soporte de las garantías que amparan los contratos estatales”.
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Para evitar casos como el acontecido en el millonario contrato del Ministerio de TIC y Centros Poblados, la verificación deberá realizarse de manera previa a la aprobación de las garantías.
Así mismo, esa verificación deberá quedar documentada expresamente dentro del expediente contractual.
¿Cuándo entran en vigencia estos cambios?
La Superfinanciera precisó que los nuevos mecanismos “deberán estar en operación a más tardar en los 30 días calendario siguientes” a la fecha de publicación de la Circular.
Es decir, los ajustes en los procedimientos tienen que estar listos, a más tardar, el 20 de septiembre de 2021.
Finalmente, la Superfinanciera dispuso que sus vigiladas pueden dar cumplimiento a las nuevas obligaciones a través de herramientas centralizadas de información administradas por terceros.
Sin embargo, precisó que la autorización de uso de tales herramientas no implica una delegación de responsabilidad.
