La Superintendencia de Notariado y Registro (SNR) mediante Circular Externa No. 1536 del 17 de septiembre de 2013 ha ordenado a las notarias diseñar e implementar un Sistema Integral de Prevención y Control del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (Siplaft). Infolaft presenta a continuación los aspectos más relevantes de la disposición en cita.
Parámetros
Dice la norma que para el diseño e implementación del SIPLAFT deben tenerse en cuenta los siguientes parámetros:
- La propia Circular No. 1536.
- Los estándares internacionales sobre la materia, especialmente los proferidos por el GAFI.
- Las pertinentes normas regulatorias del Gobierno Nacional, en especial las Leyes 1121 de 2006 y 1621 de 2013. Al respecto es pertinente recordar que en la ley 1121, entro otros asuntos, se regula lo relativo al cumplimiento de las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia de conformidad con el derecho internacional, en tanto que en la Ley 1621 de 2013 se incluye a UIAF dentro de las entidades que cumplen funciones de inteligencia y contrainteligencia. (Ver infolaft No.___)
- El documento denominado "Guía sobre Prevención del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del terrorismo en el sector Notariado" que se considera parle integral de la Circular.
Deberes de conocimiento de actores
- de los usuarios: Al usuario, esto es, la persona natural o jurídica que solicita el servicio notarial, quien hace las declaraciones de voluntad propias del acto respectivo, da las informaciones y aporta los anexos necesarios para el proceso de celebración de la Escritura Pública, se le deben solicitar sus documentos legales de identificación, su dirección, teléfono, correo electrónico, de ser el caso, la actividad económica y cualquier otra información adicional necesaria para la autorización de la Escritura Pública.
- de personas expuestas políticamente: con relación a los PEP’s la norma se limita de expresar que “Los procesos para el conocimiento de esta clase de usuarios deberán ser más estrictos”.
- de empleados: de manera totalmente novedosa, en esta norma se ordena a las notarías “(…) verificar los antecedentes de sus trabajadores o empleados antes de su vinculación y actualizar en lo posible su confiabilidad”.
Monitoreos
A semejanza del Sarlaft financiero en el Siplaft notarial también existen varios deberes de monitoreo, así:
- de las políticas y procedimientos empleados en la Notaria, para optimizar la eficiencia de los reportes.
- de los controles.
- de los actos escriturarios mediante aplicativos tecnológicos que generen alertas.
Etapas
Aunque el modelo notarial corresponde a un Sistema Integral también tiene etapas:
La de Prevención y la de Control. Con respecto a esta etapa de manera también novedosa la norma expresa: “Las Notarias no tienen el deber jurídico de impedir los resultados. Su obligación es diseñar mecanismos de prevención y control de actividades de LA/FT que minimicen los factores de riesgo. Para esto las Notarias deben definir medidas de control del riesgo de LA/FT y efectuar los diferentes reportes de operaciones notariales, de adjudicación en remate y de operaciones sospechosas a la UlAF, cuando éstas sean advertidas”.
Para destacar
- Las Notarías no están obligadas a hacer los reportes de operaciones sospechosas cuando en el negocio jurídico intervenga una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera.
- Si el usuario aparece mencionado en listas nacionales e internacionales “(…) el Notario no podrá rehusar la prestación del servicio, quedando obligado a reportar el acto notarial a la UlAF, como operación sospechosa (ROS).
- Los deberes del coordinador Siplaft, toda vez que por su extensión y profundidad están dentro de los más rigurosos y exigentes entre todos los sistemas antilaft del país. (Ver infolaft No. 50)
- Aunque la Circular 1536/13 SNR rige a partir de su promulgación, para la implementación del SIPLAFT por parte de las Notarías la Superintendencia ha establecido como plazo máximo el 31 de diciembre de 2013.
Problemas de interpretación y aplicación
- Los notarios están obligados a hacer reportes de operaciones sospechosas y de operaciones notariales (RON) desde el 9 de junio de 2007, conforme lo ordenado en la Resolución No. 33 de 2007 de la Uiaf. No obstante, en la nueva Circular se expresa que “(…) los reportes (RON) y (ROS) contemplados en esta norma deberán ser enviados a partir del mes de enero de 2014 (…)”.
- No debería interpretarse esto en el sentido de que los deberes de reporte quedan suspendidos del 17 de septiembre al 31 de diciembre de 2013, toda vez que la Resolución No. 33/07 Uiaf continua vigente. En otras palabras: ha de entenderse que los ROS y RON consagrados en la Res. 33 deben seguirse haciendo, pero que a partir del próximo año deberán hacerse bajo los nuevos parámetros de detección. A ello habrá que agregar un nuevo reporte: el de adjudicaciones en remate.
- Aunque la Instrucción Administrativa No. 8/07 SNR derogó la Instrucción Administrativa No. 7/07 SNR, que también consagra deberes antilaft, en reciente comunicación dirigida a infolaft la SNR manifestó que la 7 “continua vigente en la actualidad, es decir, no ha sido derogada”. En consecuencia, no queda claro si es la 7 o la 8 de 2007 la que está en vigencia, como tampoco si lo establecido en aquellas disposiciones coexiste con esta nueva circular. Infolaft presentará respuesta a este interrogante a sus lectores en su siguiente número, una vez la Superintendencia haya dilucidado la situación.
