La regulación emitida por la Superintendencia de la Economía Solidaria ha incluido diversas obligaciones antilavado a los órganos de dirección y manejo de las cooperativas y demás organizaciones solidarias. Para el correcto funcionamiento del sistema de prevención es necesario que el empleado de cumplimiento documente toda la información producida en las áreas de gestión de los riesgos de LA/FT.
La Circular Externa 6 de 2014 de la Superintendencia de la Economía Solidaria impuso determinadas obligaciones a las cooperativas que no ejercen actividades financieras para prevenir el lavado de activos, de acuerdo con la Recomendación número ocho del Grupo de Acción Financiera Internacional (Gafi) y del documento Conpes 3793 que contiene la política nacional antilavado de activos y contra la financiación del terrorismo.
Según esta circular, los fondos de empleados, asociaciones mutuales, cooperativas de aporte y crédito, multiactivas e integrales sin sección de ahorro y crédito, administraciones públicas cooperativas y demás organizaciones solidarias que no ejercen actividad financiera vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, deben establecer procedimientos de ejecución y de control que permitan la implementación y funcionamiento de instrumentos de prevención de LA/FT, además de enviar reporte de operaciones sospechosas a la Unidad de Información y Análisis Financiero (Uiaf) cuando así haya lugar.
En este proceso de implementación las entidades deben: nombrar un empleado de cumplimiento, definir e implementar el procedimiento para atender de forma oportuna y eficaz las solicitudes de información que realicen las autoridades competentes, así como establecer procedimientos para la detección de operaciones inusuales y sospechosas y el reporte de éstas a la Uiaf.
Además, la norma impuso la obligación de adelantar procesos de conocimiento de los clientes y asociados actuales y potenciales, así como para la verificación y actualización de la información suministrada por ellos. Estos procedimientos deben permitirle a la organización tener un conocimiento efectivo de todos los clientes y asociados.
En cada una de las fases propuestas por la norma se requiere una juiciosa tarea de documentación por parte del encargado de cumplimiento, toda vez que las decisiones de los consejos de administración y su ejecución por parte del representate legal y otros organismos queda consignada en documentos que sirven como parámetro para el cumplimiento de su función.
Las funciones de los órganos de administración
Dentro de las directrices regulatorias existen unas funciones de prevención de blanqueo de capitales que debe realizar el órgano encargado de la administración de la cooperativa, el representante legal y el revisor fiscal que deben ser correctamente documentadas por el empleado de cumplimiento con el fin de dejar soportes que permitan sustentar lo actuado.
De acuerdo con la circular, el consejo de administración, que es la célula encargada de ejecutar las decisiones de la asamblea general de asociados, debe fijar las políticas y determinar las herramientas y procesos para la prevención del LA/FT, está encargado de nombrar al empleado de cumplimiento y de recibir sus informes. También debe organizar las áreas de cumplimiento según las necesidades de recursos técnicos y humanos y tiene la facultad de designar las instancias responsables de verificar y gestionar la información suministrada por los clientes y asociados.
Por su parte, el representante legal tiene que verificar que los procedimientos impuestos se desarrollen de conformidad fueron aprobados, administrar los recursos técnicos y humanos que se hayan designado para la gestión de los riesgos de LA/FT, coordinar las jornadas de capacitación en todas las áreas de la organización, y está encargado de la gestión documental, es decir del adecuado manejo, conservación, consulta y archivo de los documentos y reportes relacionados con los riesgos de LA/FT.
Representante legal. Caricatura por Mheo
Respecto a este último punto, si bien la custodia y gestión de los documentos aparece como responsabilidad del representante legal, es más eficiente que el empleado de cumplimiento participe directamente en esta actividad que es de vital importancia, pues sirve de base y respaldo contable y administrativo de las decisiones de los órganos de dirección y demás áreas de las cooperativas y es la base de los reportes internos y externos.
Por último, el área de revisoría fiscal debe definir los controles para verificar el cumplimiento de todas las disposiciones jurídicas aplicables a la organización en relación con la gestión del riesgo de lavado de activos. Asimismo, tiene la obligación de presentar informes trimestrales al consejo de administración sobre el funcionamiento y eficacia del sistema antilavado con apoyo del empleado de cumplimiento y bajo las directrices del consejo.
Un modelos para la gestión documental
El primer parámetro que debe seguir un funcionario de cumplimiento es que su proceso de documentación agregue valor y facilite el ejercicio corporativo a través de la comunicación, el registro de evidencia y la distribución de conocimiento sin generar excesivo volumen de textos ni genere una burocracia desmedida.
Para el manejo de la documentación y de los archivos es relevante establecer procesos estandarizados y controles de los órganos directivos, técnicos y operativos para así lograr un ejercicio corporativo que no tenga variaciones y que le permita al empleado de cumplimiento una evaluación sostenida en el tiempo, verificable en cualquier momento y comparable.
Es cierto que no existe una metodología uniforme, pues con dependencia del tamaño, actividad y particularidades del día a día de las cooperativas cada proceso de gestión documental debe ser diferente. No obstante, si existe una serie de pasos que bien pueden utilizarse en todos los casos:
- La primera fase es de análisis. En ella se estudia de forma detallada los procesos existentes de documentación (si existen) con especial énfasis en la detección de las fallas de cada uno de ellos. Acto seguido es necesario estructurar una propuesta que solucione las falencias y que permita alcanzar metas cuantitativas y cualitativas.
- El segundo paso es ejecutar el plan desde toda perspectiva: contratación de personal, comunicación, capacitación, estructuración del archivo físico y digital e incluir en todos los procesos de la cooperativa (desde los órganos de control hasta los operativos) la obligación de documentar.
- En un tercer estadio se sugiere iniciar una prueba piloto y observar los resultados. Es importante medir la efectividad en cuanto a que no se genere documentación innecesaria y que el proceso realmente contribuya al mejoramiento laboral.
- Por último, una vez incluidos los cambios que imponga la prueba piloto, se debe aplicar el procedimiento a todas las áreas donde de haya establecido la importancia de documentar.
Existen varios estándares internacionales que sugieren esquemas de flujo documental, como el ISO 9001 (actualizado en 2015) que, además de proponer un sistema de calidad, incluye mecanismos de solución a los problemas de vacíos de información por la ausencia de procesos gestión adecuada de documentos; o la norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias de 2004 (Isaar por su nombre en ingles) publicada por el Consejo Internacional de Archivos, una organización no gubernamental con sede en París creada en 1948 para promover la cooperación, la investigación y el desarrollo internacionales en todos los campos relacionados con los archivos.
En particular, este último modelo señala que un archivo es “una unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen, obtenida mediante la recopilación, cotejo, análisis y organización de toda aquella información que sirva para identificar, gestionar y localizar la documentación y explicar su contenido y el contexto de su producción”, lo que fomenta que las instituciones puedan auto-explicar sus actuaciones sin necesidad de reconstrucciones engorrosas hacia el pasado que generen sobrecostos y estrés.
